Đối với một sự kiện, ý tưởng tốt được đưa ra sẽ là “chìa khóa” giúp quá trình tổ chức diễn ra thuận lợi, đồng thời cũng ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình. Chính vì vậy, nhà tổ chức cần phải có một ý tưởng độc đáo, khả thi và phù hợp với bối cảnh. Trong bài viết này, Ben Thanh Media – Event sẽ gợi ý cho bạn cách để lên ý tưởng cho một sự kiện.
Xác định mục đích của sự kiện
Trước khi bắt đầu, bạn cần phải trả lời được câu hỏi “Tại sao lại phải tổ chức sự kiện này?” Câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được loại hình của sự kiện dự kiến được tổ chức. Đó có thể là một sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới; sự kiện giao lưu với những đối tác, khách hàng tiềm năng; sự kiện thể thao truyền thống; hay truyền tải được những giá trị, thông điệp của nhà tổ chức đến với các thành phần tham dự chương trình.
Việc trả lời được câu hỏi trên chính là xác định được mục tiêu, mục đích của việc tổ chức sự kiện. Đây là bước đầu cần phải thực hiện trước khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Một sự kiện được xác định mục tiêu rõ ràng sẽ tạo tiền đề cho các hoạt động triển khai về sau, khiến bạn tập trung đúng chỗ trong quá trình tổ chức sự kiện.
Chẳng hạn như muốn tổ chức một sự kiện về thể thao, marathon, bạn có thể tìm đến những ý tưởng liên quan đến các du lịch địa phương nhằm tăng cường độ nhận diện của thương hiệu, quảng bá du lịch và lan tỏa tinh thần thể thao đến với người dân.
(Nguồn ảnh: sưu tầm)
Xác định đối tượng tham gia
Ở bước này, chân dung của đối tượng tham dự được xác định dựa vào một số đặc điểm như độ tuổi, giới tính, thu nhập, sở thích,… Việc xác định được rõ nhóm đối tượng tham dự sẽ thúc đẩy quá trình triển khai, xây dựng kế hoạch đúng hướng và đáp ứng đúng được nhu cầu của nhóm khách mời.
Ví dụ, khi tổ chức sự kiện âm nhạc về KPOP thì khách mời đa phần sẽ là những bạn trẻ, có sở thích liên quan Hàn Quốc,… Một sự kiện ra mắt sản phẩm thì khách mời có thể là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc những chủ đầu tư,… Hay một sự kiện về chạy bộ, marathon thì đối tượng tham dự sẽ là những vận động viên chuyên nghiệp, bán chuyên nghiệp, người yêu thích môn chạy marathon trên cả nước.
Vì vậy, việc xác định đúng đối tượng tham gia sự kiện là một trong những yếu tố cần thiết khi lên kế hoạch, nội dung chuẩn bị sự kiện.
(Nguồn ảnh: sưu tầm)
Xác định thời gian tổ chức sự kiện
Để xác định được thời gian phù hợp để tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu kỹ hơn về nhu cầu của khách mời tham dự. Thời gian đó cần phải phù hợp với hoàn cảnh, nhu cầu của đối tượng. Giả sử một sự kiện mà đối tượng tham dự là các bạn học sinh, sinh viên thì thời gian tổ chức thường phải tránh những thời điểm ôn thi. Hay một sự kiện đoàn thể, gây quỹ thì tổ chức vào thứ Bảy có thể thu hút người tham dự nhiều nhất. Bởi nếu tổ chức trong tuần thì các khách mời sẽ bị hạn chế về vấn đề công việc, còn tổ chức chủ nhật thì sẽ ảnh hưởng đến ngày nghỉ của khách mời.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải xem xét tình hình thời tiết trong khoảng thời gian dự kiến và tránh tổ chức trùng lịch với các sự kiện khác, nhất là những sự kiện có cùng loại hình.
Không những vậy, việc quyết định thời điểm diễn ra sự kiện cũng ảnh hưởng nhiều đến khách mời và định hướng mà sự kiện cần tập trung. Ví dụ sự kiện tổ chức vào lúc 15 giờ thì thường sẽ sử dụng tiệc đồ ăn nhẹ, tiệc tea-break, còn tổ chức vào lúc 18h thì có thể sử dụng mô hình buffet, tránh để khách mời bị đói.
Xác định thời gian tổ chức sự kiện là một bước vô cùng quan trọng, nếu bỏ qua bước này, khả năng sự kiện gặp rủi ro, bất trắc là vô cùng lớn.
(Nguồn ảnh: sưu tầm)
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Tiếp theo, bạn cần phải chọn địa điểm và thiết kế sân khấu sao cho phù hợp với chủ đề, đáp ứng yêu cầu khách mời và đảm bảo tối ưu chi phí. Khi lựa chọn địa điểm, bạn cần xem xét những yếu tố sau:
- Địa điểm phải phù hợp với chủ đề sự kiện: Một buổi hòa nhạc thường sẽ tổ chức ngoài trời, còn một cuộc hội thảo khoa học thì cần tổ chức ở những địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng hơn.
- Địa điểm phải phù hợp với quy mô sự kiện: Địa điểm không nên quá chật, cũng ko quá dư thừa khoảng không và có chứa đủ số lượng khách mời dự kiến hay không?
- Có vị trí phù hợp: Về quảng cách, giao thông, điểm đỗ xe,…
- Khu vực lối ra vào, khu vực nghỉ của khán giả, khách mời, khách VIP, nhân viên,… phải phù hợp.
- Đảm bảo yêu cầu về các dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh.
- Cẩn thận các vấn đề về nguồn điện, nước. Hệ thống thông gió, điều hòa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Địa điểm đó có phù hợp với kinh phí hay không?
(Nguồn ảnh: sưu tầm)
Hình thành – phát triển ý tưởng
Cuối cùng, bạn cần xác định chủ đề sự kiện là gì? Những hoạt động có thể thực hiện trong sự kiện? Nguồn lực cần có để tổ chức sự kiện? Làm sao để sự kiện được nhiều người biết đến? Sử dụng phương tiện truyền thông mà để quảng bá sự kiện? … Tất cả những điều này đều phải phù hợp với nhu cầu, sự mong đợi của đối tượng tham gia mà bạn đã xác định từ ban đầu.
Để có được ý tưởng, một nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn sáng tạo là phải tìm ra được những nhân tố quan trọng và nguồn lực đặc trưng khiến cho sự kiện trở nên độc đáo. Trước hết, bạn nên có một bản phác thảo ý tưởng sự kiện, có thể sử dụng sơ đồ tư duy Mindmap. Việc này giúp cho bạn sắp xếp hiệu quả và có cấu trúc hơn cho những ý tưởng về sự kiện.
(Nguồn ảnh: sưu tầm)
Sau cùng, bạn cần phối hợp với đồng đội để ý tưởng của sự kiện được phát triển tốt hơn, tạo ra hiệu quả cao nhất. Cần phải đảm bảo không một ý tưởng của cá nhân nào bị bỏ sót vì bị đánh giá là phi thực tế, không thể thực hiện được. Lúc này, người quản lý sự kiện cần phải sắp xếp, tổng hợp những ý tưởng để đưa ra một lựa chọn hoàn hảo nhất có thể.
Tóm lại, lên ý tưởng cho một sự kiện là giai đoạn cần thời gian và sự kiên nhẫn để thực hiện. Với những chia sẻ trên, Ben Thanh Media – Event hi vọng sẽ giúp ích cho bạn có một ý tưởng thật độc đáo và sáng tạo cho sự kiện của mình.
