Trong những năm trở lại đây, tổ chức sự kiện đang là một trong những ngành “hot” nhận được nhiều sự quan tâm từ cộng đồng. Tuy nhiên, để có được một sự kiện thành công là việc không hề dễ, hãy cùng Ben Thanh Media – Event tìm hiểu về một quy trình xây dựng sự kiện hoàn chỉnh trong bài viết dưới đây nhé.
1. Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
Trước khi bắt đầu bất cứ một sự kiện nào, chúng ta cần phải tìm hiểu thật kỹ những thông tin cơ bản về sự kiện đó.
Đầu tiên, nghiên cứu thông tin, thu thập dữ liệu có liên quan
Đây được đánh giá là bước quan trọng nhất bởi nó giúp phác thảo nên toàn cảnh sự kiện mà ta sắp tổ chức. Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư công sức vào bước này để đảm bảo cho tất cả các hoạt động phía sau diễn ra như mong muốn.
Theo đó, chúng ta cần xác định được các thông tin sau tại bước này:
- Thể loại của sự kiện là gì?
- Chủ đề chính của sự kiện?
- Tại sao phải tổ chức sự kiện này?
- Đối tượng và số lượng dự kiến tham dự sự kiện?
- Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
- Ngân sách dự kiến là bao nhiêu?
Dữ liệu tại bước này càng chi tiết, rõ ràng, logic thì các hoạt động phía sau sẽ càng thoải mái, dễ dàng hơn cả. Đặc biệt, ở bước này chúng ta phải chỉ ra được thông điệp cũng như điểm khác biệt của sự kiện mà chúng ta tổ chức so với các sự kiện khác cùng thể loại.
Một ví dụ như sự kiện Da Lat Music Night Run sắp diễn ra vào tháng 6 tới đây có thể thấy rõ, thể loại được xác định là sự kiện thể thao, chạy bộ hướng tới những vận động viên chuyên nghiệp, bán chuyên nghiệp và người yêu thích môn chạy marathon trên cả nước. Sự kiện được tổ chức với mục đích lan tỏa tinh thần vận động của người dân đồng thời kích cầu du lịch, kinh tế khu vực. Điểm khác biệt rõ ràng mà ta có thể thấy ở sự kiện marathon này đó là âm nhạc, với sự kết hợp mới mẻ của một không gian thể thao và âm nhạc khiến bạn như hoà vào một Đà Lạt rất khác.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Thứ hai, xác định chủ đề sự kiện
Sau khi thu thập được những thông tin có liên quan, chúng ta cần xâu chuỗi và quyết định chủ đề của sự kiện. Chủ đề được đưa ra phải truyền tải được trọn vẹn thông điệp mà doanh nghiệp muốn hướng tới, tránh tình trạng lan man, khó hiểu. Đặc biệt, chủ đề phải tạo được sự ấn tượng cho khán giả, khách mời bởi một sự kiện quá nhàm chán không những khó thu hút được sự tham gia của khách mời mà còn khiến hình ảnh doanh nghiệp bị xấu đi. Chính vì vậy, đưa ra chủ đề phù hợp là điều vô cùng quan trọng.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Thứ ba, lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Ở bước này, chúng ta cần làm làm hai công việc chính gồm lên kịch bản chương trình và phân công nhân sự. Việc lên kịch bản sự kiện giúp ta xác định được những nội dung sẽ diễn ra trong suốt sự kiện. Và cần giải quyết được câu hỏi “Tổ chức theo trình tự như thế nào thì mới hợp lý?” Nếu mở đầu quá nhàm chán thì sẽ khiến khán giả không muốn nán lại xem tiếp hoặc phần kết quá nhạt cũng khiến khán giả quên mất mục đích của sự kiện. Không những vậy, trong kịch bản phải có chi tiết những công việc cần thực hiện theo từng khung thời gian cụ thể.
Sau khi có được kịch bản hoàn chỉnh, chúng ta phải luôn luôn phân chia công việc rõ ràng theo từng nhiệm vụ. Bảo gồm từng nhóm khác nhau như nhóm thiết kế, nhóm kỹ thuật, nhóm truyền thông, nhóm tài chính, nhóm hành chính,… và để đảm bảo chất lượng thì nên có một bảng phân chia rõ ràng, yêu cầu tất cả mọi người phải hoàn thành đầy đủ, nghiêm túc. Đồng thời người quản lý sự kiện phải theo dõi tình hình triển khai thường xuyên để đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong suốt quá trình làm việc.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Thứ tư, truyền thông trước sự kiện
Để thu hút nhiều người biết đến sự kiện thì bắt buộc phải có những chiến lược marketing hiệu quả nhằm thu hút người tham dự. Chúng ta nên tạo fanpage trên các nền tảng mạng xã hội và thường xuyên đăng tải nội dung liên quan đến sự kiện để khách mời, khán giả nắm rõ.
Thêm nữa, chúng ta nên cho chạy các chiến dịch quảng cáo, hay tổ chức các mini game để tăng tương tác với mọi người.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
2. Giai đoạn diễn ra sự kiện
Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ tiến hành thực hiện các công việc đã được sắp xếp và chuẩn bị ở giai đoạn đầu.
Thực hiện kế hoạch
Dựa vào bảng kế hoạch đã được xây dựng, tiến hành thực hiện nhiệm vụ đã được phân chia theo nhóm. Ví dụ như khâu lên ý tưởng sân khấu liên quan đến nhóm nào thì các bên liên quan sẽ trao đổi và thống nhất cách thực hiện theo đúng timeline được đưa ra. Phải luôn luôn đề ra thời hạn và kết quả thực hiện để đo lường và đánh giá đúng hiệu quả công việc.
Ngoài ra, chỉ cần trễ thời gian của một khâu nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian của những công đoạn khác nên chúng ta cần chú ý thực hiện đúng theo với deadline, tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Dàn dựng sự kiện
Trước ngày sự kiện diễn ra, công tác chuẩn bị và dàn dựng sự kiện phải được chuẩn bị thật chu đáo bởi công đoạn này có sức ảnh hưởng chất lượng và sự thành công của sự kiện. Dàn dựng sự thường tốn nhiều thời gian và công sức để đảm bảo chương trình được diễn ra theo kế hoạch, không bị xảy ra sai sót. Để việc set-up diễn ra tốt nhất, chúng ta nên kiểm tra kỹ mặt bằng tổ chức, phòng ốc, lối thoát hiểm, nguồn điện nước, mức độ an ninh,…
Ở khu vực phía sân khấu, việc set-up và cho chạy thử từng tiết mục, kiểm tra âm thanh, ánh sáng và những yếu tố khách quan khác là vô cùng quan trọng. Đối với khu vực hậu đài, cần giám sát và kiểm tra cánh gà hai bên, standby room, artist room,.. Phải luôn đảm bảo khu vực này gọn gàng, sạch sẽ và thuận lợi cho công tác chuẩn bị.
Bên cạnh đó, các sự kiện có nhiều thiết bị thường dễ gặp phải những rủi ro hơn nên chúng ta cần thực hiện kiểm tra, xem xét kỹ càng những thiết bị trước khi đưa vào sự kiện. Để giảm thiểu rủi ro, tốt nhất chúng ta nên chuẩn bị thêm những phương án dự phòng, kiểm tra kỹ đường dây điện để đảm bảo an toàn cho người tham dự. Đối với những thiết bị thì nên lựa chọn loại chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng sự kiện và giảm thiểu sự cố không mong muốn.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Tiến hành thực hiện chương trình
Tiến hành thực hiện chương trình theo kịch bản đã dựng một cách cẩn thận, chi tiết và chặt chẽ nhất có thể.
- Công tác đón khách mời, khán giả vào cổng
- Khai mạc chương trình
- Hoạt động trong sự kiện
- Phục vụ ăn uống
- Kết thúc chương trình
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
3. Giai đoạn sau sự kiện
Truyền thông sau sự kiện
Trước sự kiện, công tác truyền thông nhằm thu hút sự tham gia của khán giả, khách mời còn sau sự kiện là để giữ chân họ cho những sự kiện trong tương lai. Một số công tác cần phải làm có thể kể đến như công tác đưa tin lên các phương tiện truyền thông, báo chí; hình ảnh sự kiện, cảm ơn sự có mặt của người tham dự; chăm sóc khách hàng.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc sự kiện, toàn bộ nhân viên sản xuất nên có một cuộc họp để đánh giá lại những điểm mạnh, điểm hạn chế của tất cả các công việc đã được thực hiện ở sự kiện. Từ đó rút ra kinh nghiệm, tiếp tục phát huy những điểm tốt và cải thiện những hạn chế để công tác tổ chức cho các sự kiện tiếp theo được thực hiện trọn vẹn nhất.
(Nguồn ảnh: Sưu tầm)
Với những thông tin trên, Ben Thanh Media – Event hi vọng có thể cung cấp cho bạn thông tin để xây dựng nên một sự kiện thành công nhất.
