Trong những năm trở lại đây, với lợi thế về không gian thoáng mát, sức chứa cao, tổ chức sự kiện ngoài trời không còn xa lạ và dần trở thành xu hướng được nhiều khách hàng lựa chọn. Tuy nhiên, để một sự kiện ngoài trời diễn ra thành công, Ben Thanh Media – Event có một số lưu ý cần thiết mà bạn nên chú ý như sau.
1. Về địa điểm tổ chức
Đối với những chương trình tổ chức ngoài trời, địa điểm tổ chức cần phải được đặc biệt lưu ý bởi nó ảnh hưởng rất nhiều đến việc liệu sự kiện đó có thành công hay không. Trước khi quyết định nơi tổ chức sự kiện, chúng ta phải xem xét những yếu tố liên quan như quy mô, giao thông, đối tượng tham gia, vấn đề an ninh,…
Điều đó có nghĩa là địa điểm cần phải đáp ứng đủ sức chứa cho lượng khách mời dự kiến, không quá chật nhưng cũng không nên quá rộng. Nếu không gian quá chật sẽ khiến cho khán giả, khách mời cảm thấy nóng bức, chật chội, và rất dễ xảy ra tai nạn, xô đẩy, chen lấn. Còn nếu không gian quá rộng thì rất dễ khiến cho người khác hiểu lầm là do chương trình không chất lượng, không thu hút được khách mời nên dư nhiều chỗ trống.
Ngoài ra, địa điểm diễn ra sự kiện phải nằm ở vị trí thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời, tránh tình trạng kẹt xe và tình trạng xung quanh khu vực đó. Một địa điểm thuận lợi cho việc tổ chức sự kiện tốt nhất nên nằm ở khu vực trung tâm thành phố, gần sân bay, trạm xe buýt và có các trung tâm thương mại, hàng xá, quán ăn hay các bãi đỗ xe.
Cuối cùng, chúng ta cần cân nhắc kỹ lưỡng vấn đề giá cả, so sánh những địa điểm cho thuê ở khu vực tổ chức để đưa ra quyết định phù hợp nhất với ngân sách công ty. Luôn tính toán và tìm hiểu các loại chi phí đi kèm như chi phí cho thuê địa điểm, chi phí các dịch vụ đi kèm, phí thuế VAT, phí quản lý thông thường,…
2. Về vấn đề thời tiết
Trước khi quyết định địa điểm, chúng ta nên kiểm tra vấn đề thời tiết liên tục, để tránh các tình trạng như quá nắng nóng, mưa, bão,… gây sự khó chịu cho khách mời. Chủ động liên hệ với các Trung tâm dự báo thời tiết uy tín để đảm bảo tính chính xác cao nhất có thể. Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng nên thông báo, cảnh báo cho khách mời về tình trạng thời tiết để khách mời tự chuẩn bị biện pháp phòng tránh.
Thêm nữa, phía ban tổ chức nên chủ động lập ra những phương án phòng tránh nếu thời tiết đột ngột thay đổi. Nếu trời mưa, cần phải có những biện pháp bảo vệ các thiết bị điện tử, âm thanh, màn hình,… và cẩn thận các mạch điện để tránh bị chập điện, gây cháy nổ. Cũng như phải chuẩn chuẩn bị các loại ô dù, lều bạt để có kích cỡ phù hợp với địa điểm và tiện lợi, lắp đặt nhanh chóng.
(Nguồn: sưu tầm)
3. Về vấn đề an ninh
Trong một sự kiện, vấn đề an toàn của khách mời luôn phải được ưu tiên hàng đầu. Các sự kiện tổ chức ngoài trời thường thu hút rất nhiều người tham dự nên sẽ rất dễ xảy ra xô xát, thương tích mà nếu không có sự chuẩn bị chu đáo sẽ dễ dẫn đến những hậu quả không mong muốn.
Do đó, phía ban tổ chức phải xác định rõ ranh giới và dựng rào chắn xung quanh khu vực tổ chức. Cổng vào, cổng soát vé phải luôn luôn có nhân viên trực để kiểm soát số lượng khán giả ra vào. Đồng thời, chúng ta cần phải tìm đến những đơn vị bảo vệ, giám sát an ninh chuyên nghiệp để quản lý trật tự xung quanh khu vực diễn ra sự kiện, khu vực khán đài, khu vực sân khấu,… Đội ngũ bảo vệ phải luôn luôn quan sát tình trạng ở khu vực khán giả, nắm bắt số lượng người và xử lý kịp thời những tình huống tai nạn, xô xát, gây gổ nếu xảy ra.
Không những vậy, một sự kiện chuyên nghiệp luôn luôn phải có một đội ngũ y tế để hỗ trợ những trường hợp tai nạn khẩn cấp chẳng hạn như trường hợp khán giả, khách mời bị té, bị xỉu,… thì phải có nhân viên y tế để sơ cứu kịp thời. Điều này không chỉ nhằm đảm bảo sự an toàn cho khách mời, mà còn thể hiện được tính chuyên nghiệp của sự kiện.
(Nguồn: sưu tầm)
4. Về vấn đề âm thanh, ánh sáng
Âm thanh, ánh sáng trên sân khấu là một phần không thể thiếu khi tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ. Đối với những sự kiện ngoài trời thường là không gian rộng nên đòi hỏi hệ thống âm thanh, ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo cho khán giả nghe và nhìn thật rõ.
Âm thanh là phương tiện truyền đạt thông tin và nó cũng là chất xúc tác khơi gợi cảm hứng, năng lượng đến với khán giả. Nếu âm thanh thường xuyên bị ngắt quãng, quá nhỏ, không rõ ràng,.. sẽ rất dễ khiến cho khán giả tụt “mood” và thông điệp cũng sẽ không được truyền đạt trọn vẹn. Do đó, hệ thống loa, mic bắt buộc phải có chất lượng cao, rõ ràng, và phải căn chỉnh âm thanh hợp lý, đúng thời điểm.
Ánh sáng trên sân khấu phải rõ ràng, không tối quá, không chói quá để những khán giả ở phía dưới thoải mái khi quan sát. Ngoài ra, có rất nhiều loại ánh sáng khác nhau như ánh sáng trắng, ánh sáng màu,… do đó, ban tổ chức cần phải quyết định loại ánh sáng nào phù hợp với loại hình, sân khấu sao cho đem lại hiệu quả tốt nhất cho chương trình.
Để đảm bảo vấn đề này, việc diễn tập hay chạy thử chương trình là một điều vô cùng cần thiết. Trước ngày diễn ra sự kiện, ban tổ chức cần sắp xếp thực hiện một buổi duyệt lại từ đầu đến cuối. Và thời gian diễn tập phải cách ngày tổ chức một khoảng thời gian vừa đủ để có thể sửa chữa kịp thời những lỗi sai có thể xảy ra trong buổi duyệt.
.jpg)
(Nguồn: sưu tầm)
5. Về vấn đề vệ sinh
Trong các sự kiện ngoài trời, vấn đề vệ sinh cần phải được chú ý quan tâm từ trước khi bắt đầu diễn ra sự kiện đến sau khi kết thúc sự kiện. Đây là một vấn đề hết sức tế nhị, nếu làm tốt thì hình ảnh của sự kiện cũng trở nên tích cực, ngược lại, nếu làm không tốt thì sự kiện đó thậm chí có thể bị đánh giá, phê bình.
Chính vì vậy, tại các sự kiện ngoài trời, ban tổ chức nên sắp xếp nhân viên vệ sinh thường xuyên dọn dẹp vệ sinh để đảm bảo mỹ quan của sự kiện. Trước hết, ở khu vực ăn uống cần phải lưu tâm dọn dẹp ngay sau mỗi hoạt động để tránh gây mùi. Cần lắp đặt các bảng chỉ dẫn, lưu ý hay các thùng rác ở các lối đi hay những khu vực đông người để người tham dự bỏ rác đúng nơi quy định. Cách tốt nhất là nên tìm hiểu và liên lạc với những công ty vệ sinh có tiếng để đảm bảo quy trình này được thực hiện một cách tốt nhất. Ví dụ một sự kiện về marathon thì địa điểm tổ chức sẽ rất rộng, do đó, trên các cung đường chạy phải phân bố đầy đủ thùng rác để ở những vị trí tiện lợi để các vận động viên không cần phải tìm kiếm, gây mất thời gian.
Thêm vào đó, một vấn đề nhỏ khác nhưng cũng không kém phần quan trọng đó là nhà vệ sinh. Một sự kiện lớn có thể lên đến hàng ngàn người tham dự, do đó cần phải sắp xếp đủ nhà vệ sinh, tránh tình trạng các khán giả phải chờ đợi quá lâu.
(Nguồn: sưu tầm)
Nhìn chung, để tổ chức một sự kiện ngoài trời cần phải lưu ý rất nhiều những yếu tố khác nhau. Hy vọng Ben Thanh Media – Event có thể giúp cho bạn phần nào hoàn thiện hơn kế hoạch cho các sự kiện ngoài trời nhé.
